Dear Diary: Ein Tag aus dem Back Office

Hinter verschlossenen Bürotüren von Unternehmen läuft eine ganze Menge ab. Und dabei gibt es auch viele wichtige Aufgaben, die es erst möglich machen, dass ein Unternehmen läuft wie ein schweizer Uhrwerk. Dafür bedarf es Organisation, Planung und Detailtreue – bei Flanke 7 haben wir hier unsere eigene Superheldin: Christine erzählt euch von ihrem Tag. 

Hallo, liebe Christine! 

Hallo, ich bin Christine und ein weiteres Mitglied der Flanke 7 Gang. Na dann erzähl ich euch doch mal ein bisschen über meine Arbeit, oder? 

Bei mir ist die Woche sowie die Aufgaben immer abhängig vom Zeitpunkt im Monat. Haben wir Monatsanfang, liegt der Schwerpunkt für mich auf dem Rechnungswesen. Ich muss Zahlungsvorgänge verwalten und Rechnungen zuweisen. Denn am Anfang des Monats gehen viele Rechnungen an unsere Kunden raus, die dann in den folgenden Tagen überwiesen werden. Die Intensität der Zahlungsvorgänge nimmt zum Ende des Monats ab und da arbeite ich entweder etwas weniger als am Anfang des Monats, oder meine Aufgaben verlagern sich mehr ins Organisatorische. Gerade kümmere ich mich zum Beispiel um den Verbleib von alten Büromöbeln, plane unser Sommerevent im September und digitalisiere alte, analoge Akten. 

Aktuell arbeite ich ca. 10 Stunden in der Woche und verteile das auf 3 Tage. Es gibt dabei auch Wochen, in denen es besser ist, intensiv an etwas dran zu bleiben. Da arbeite ich dann, anders als meine Kollegen, mehr als 5 Stunden pro Tag und gehe auch mal nur auf 2 Tage pro Woche.

Parallel zu meiner Tätigkeit bei Flanke 7 bin ich noch Studentin, was sich für mich optimal vereinbaren lässt. Gerade wenn es in der Uni etwas stressiger ist, habe ich die Möglichkeit meine Aufgaben entsprechend zu verteilen, sodass nichts zu kurz kommt: weder bei Flanke 7 noch im Studium. Ich kann so wie der Rest vom Team auch aus dem Home Office oder der Uni arbeiten, was mir viel Flexibilität schenkt.

Ich bin den ganzen Monat über auch Ansprechpartnerin für Kunden und pflege hier die Kontakte. Denn bei unserer Agentur sind gerade der Austausch und eine persönliche Bindung entscheidend für eine gute Zusammenarbeit. Da gibt es beim Rechnungswesen keine Ausnahme. Wenn es also Rückfragen oder Ähnliches gibt, ist es mir wichtig, für den jeweiligen Kunden da zu sein. 

Das sind meine Aufgaben 

Mein Verantwortungsbereich ist alles, was hinter geschlossener Tür abläuft - wie beschrieben: Projekte brauchen einen reibungslosen Ablauf und das auch nach Livegang von z.B. einer Website oder Abschluss eines Vertrages. Ich übernehme viele organisatorische Aufgaben für die Geschäftsleitung, kümmere mich um die Buchhaltung und auch um die Anfragen des Teams, auch wenn hier z.B. mal etwas abgerechnet werden muss. Natürlich bin ich auch immer für das Team da, wenn es Unterstützung oder Fragen bzgl. der Kunden, Verträge oder Ähnliches gibt.

Aktuell steht auch wieder aus, dass das Team entsprechend mit Firmenkleidung ausgestattet wird. Hier kümmere ich mich um die Beschaffung und auch die Verteilung ans Team, denn einige von uns sind nicht im gleichen Bundesland oder sogar in einem ganz anderen Land in Europa.

Und wenn’s draußen mal wieder so richtig heiß ist, dann – ganz klar – kaufe ich Eis für alle. Denn damit lässt es sich doch gleich viel besser arbeiten. 

Was ich super gerne mache 

Seitdem wir die Buchhaltung digitalisiert haben, genieße ich diesen Teil der Arbeit sehr. Manchmal hat es etwas von einem Spiel, bei dem ich passende Belege mit einem Klick den Zahlungsvorgängen zuordnen kann. Das ist schon deutlich angenehmer und geht vor allem schneller als analog. 

Ich mag es, Rätsel zu lösen. Wenn also z.B. ein Vorgang nicht klar ist, finde ich gemeinsam mit dem Kunden und dem Team heraus, welches Puzzleteil noch gefehlt hat und wie dieses Rätsel aufgelöst werden kann.

Auch der Kontakt und direkte Austausch mit den Kunden ist etwas sehr Schönes und macht mir viel Spaß. Ich spreche super gerne Englisch und wenn das mit einem Kunden oder Teammitgliedern vorkommt - umso besser. Leider kommt das nicht so oft vor, wie ich es mir wünschen würde 🙂

Absolutes Special: Was ich besonders feiere, ist das Planen von Unternehmungen oder Events. Viele von uns leben verstreut und wir sehen uns durch die Arbeit im Homeoffice nicht so oft. Daher freue ich mich umso mehr, wenn wir mal zusammenkommen und gemeinsam lachen können. Auf September freu ich mich daher besonders. 🤫😉 Verraten wird hier aber vorab nichts, denn auch für das Team soll es eine Überraschung werden. 

Ganz, ganz lieben Dank an dich Christine, dass du uns von deinem Tag berichtet hast. Wir freuen uns alle aufs Teamevent und sind gespannt, was du gezaubert hast. Demnächst geht’s weiter mit einem neuen “Dear Diary”. 

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